MAKALAH
MANAJEMEN PROYEK
SOFTWARE DAN TOOLS UNTUK MANAJEMEN PROYEK
Disusun Dalam Rangka Memenuhi Tugas Manajemen Proyek
Disusun Oleh
Kelompok 8 :
1. Didik Prayitno (2013 53 129)
2. Laily Cholis Maulida (2014 53 065)
3. Afifatun Ni’mah (2014 53 093)
 | |||
 | |||
FAKULTAS TEKNIK PROGDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS MURIA KUDUS
2016
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada dasarnya PM software sangat berguna bagi sebuah organisasi untuk mengontrol sekaligus memonitor operasi dasar sebuah organisasi dari awal hingga akhir. Yang meliputi konsep awal, perencanaan, pembagian tugas maupun pelaksanaan tugas, memonitor kendala yang terjadi hingga mengevaluasi hasil akhir sebuah project atau program yang telah dilaksanakan. Dengan menggunakan PM Software, seorang manajer dapat mengontrol detail aktifitas harian karyawan dengan seksama.
Tapi pada fakta lapangan, PM Softwarejarang digunakan oleh manajer sebuah organisasi karena banyak kendala. Meski PM Software tersedia dalam berbagai harga dan fasilitas yang ditawarkan, PM Software tetap lebih mahal dibanding softwarekantoran lainnya misal text editor, spreadsheet, database dan softwarepresentasi. Disamping itu, hanya sedikit orang yang mengerti tentang penggunaan PM Software secara efektif.
B. RUMUSAN MASALAH
Adapun rumusan masalah berdasarkan latar belakang masalah diatas adalah sebagai berikut :
1. Apa kegunaan PM Software
2. Pemilihan PM Software
3. Apa saja contoh PM Softrware
4. Cara pembagian project dan PM Software
5. Apa yang dimaksud dengan Microsoft Project
C. TUJUAN
Adapun tujuan berdasarkan rumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui kegunaan PM Software
2. Pemilihan PM Software
3. Contoh PM Softrware
4. Pembagian project dan PM Software
5. Maksud dari Microsoft Project
BAB II
PEMBAHASAN
A. PEGERTIAN PM SOFTWARE
PM Softwareatau bisa juga disebut sebagai proyek manajemen perangkat lunak merupakan aktifitas perancangan dan pengontrolan membuat prangkat lunak dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhan.
Dalam pembangunan proyek prangkat lunak pastinya ada hal-hal yang menentukan apakah proyek akan berjalan dengan yang diharapkan sehingga menghasilkan kwalitas yang baik. Bagian penting tersebut adalah Proyek Manajeman Perangkat lunak.
B. KEGUNAAN PM SOFTWARE
Ada banyak kegunaan PM software, penyusun akan memberi 4 contoh kegunaan PM Software yang umum digunakan, antara lain :
1. Memudahkan sebuah organisasi dalam pembuatan rangkaian kerja tanpa harus menyusun secara manual.
2. Dapat menggunakan PND (Project Network Diagram) untuk mengontrol berjalannya sebuah proyek dan constraints terhadap jadwal, sumber daya serta ruang lingkup.
3. Penjadwalan, biaya serta penghitungan waktu kerja lebih mudah di buat.
4. Komunikasi serta koordinasi dalam sebuah multi proyek lebih dipermudah
Dari 4 contoh diatas bisa disimpulkan bahwa PM Software hanya terfokus pada pelaksanaan sebuah proyek, tanpa adanya fungsi lain. sehingga banyak organisasi tidak menyediakan PM Software pada jaringan komputernya. Dan karena tidak adanya standar dalam penggunaannya, seorang manajer bebas untuk memilih untuk menggunakan ataupun tidak menggunakan PM Software kecuali diberlakukan standar untuk menggunakan PM Software pada sebuah organisasi atau sebuah proyek.
Kendala lain jarang digunakannya PM Softwarekarena hanya sedikit orang yang mengerti dan bersedia menguasai PM Software. Bisa diartikan jika seorang manajer harus kehilangan banyak waktunya mempelajari PM Software daripada tugas utamanya sebagai seorang pemimpin sebuah proyek. Oleh karenanya, keputusan untuk pemakaian PM Software dikembalikan kepada pimpinan sebuah proyek dalam memilih Software yang cocok.
C. PEMILIHAN PM SOFTWARE
Pemilihan PM Software bisa menjadi subyektif tergantung dari pimpinan proyek maupun pengguna software. Tapi ada beberapa poin yang bisa dipertimbangkan, antara lain :
1. Menetapkan ukuran sebuah proyek. Proyek kecil lebih cocok menggunakan PM Softwareyang lebih sederhana dan tidak terlalu canggih
2. Penggunaan PM Software yang mudah agar efektifitas waktu pembelajaran lebih meningkat.
3. Lihat fasilitas yang ditawarkan dalam sebuah PM Software. Secara umum antara lain :
a. Dalam laporan maupun penjadwalan, terdapat fasilitas Gantt Chart
b. Dalam laporan maupun penjadwalan, terdapat Analisa PERT
c. Network process planning (utk. critical path, AON)
d. Perancangan jadwal kerja berbasis kalender
e. Fungsi-fungsi khusus dalam penyususnan laporan : jadwal, alokasi sumberdaya, cash flow, presentase penyelesaian, dll
f. Koneksi online semisal dengan email, web maupun fasilitas online lainnya.
4. Harga yang ditawarkan dan meninjau lisensi. Apakah untuk perorangan, organisasi atau open source.
5. Untuk multi proyek, adanya sentralisasi database.
6. Adanya pelatihan maupun fasilitas yang menunjang dari penyedia PM Softwareyang bersangkutan. Contoh : http://www.phprojekt.com software ini menggunakan konfigurasi php, apache server dan MySQL database dalam penggunaannya.
Pada dasarnya PM Software hanya sebagai pendukung dalam pelaksanaan sebuah proyek, penunjang koordinasi, informasi dan komunikasi antar bagian dalam tim proyek, bukan, suatu prosedur standar. Maka seorang pemimpin proyek bisa lebih bijak memilih PM Software yang tepat agar tidak terlarut dalam penggunaan PM Software yang dapat berdampak pada kontak dengan tim proyek yang sedang dalam masa penyelesaian.
D. BEBERAPA CONTOH PM SOFTWARE
Pada sebuah survey yang bernama “Tools of the Trade : a Survey of Project Management Tools” Project Management Journal September 1998, merilis beberapa contoh PM Software yang paling sering digunakan. Antara lain :
1. Microsoft Project
2. Primavera: Project Plan, Sure Track
3. Microsoft Excel (dengan fasilitas dan features yang dimiliki seperti halnya formula untuk perhitungan parameter untuk analisa PERT, dan juga tersedianya fasilitas pembuatan bagan maupun grafik)
4. Project Workbench
5. Time Line
6. Project Scheduler
7. Artemis
8. CA-SuperProject
9. Fas Tracs (karena kemudahan dan fasilitas yang menunjang, PM Software ini banyak digunakan dalam proyek-proyek sederhana)
PM Softwarediatas didaftar dan dinilai dari kemudahan penggunaan, ketepatan, tampilan bagan serta format data.
E. PEMBAGIAN PROYEK DAN PM SOFTWARE
Pemilihan PM Software yang juga dipengaruhi oleh besar kecilnya sebuah proyek. hal ini akan dibahas menjadi pembagian proyek yang terdiri dari :
1. Proyek Kecil
PM Software pada proyek kecil dalam sebuah unit funsional harus memenuhi fungsionalitas antara lain Plan, Schedule, dan Durations (Gantt and PERT Charts). Contoh PM Software untuk proyek kecil dengan harga dibawah Rp. 2 juta :
a. TurboProject
b. Milestone Simplicity
c. Project Vision
d. QuickGantt
e. Primavera Sure Trak, dan
f. Fas Tracs
2. Proyek Besar dengan Koordinasi
Pada proyek yang lebih besar dengan koordinasi atau melibatkan lebih dari satu unit fungsionalitas antara manajemen dengan sponsor, client serta manajer proyek diperlukan fungsi penjadwalan atau planning, simulasi proyek, Rescheduling dan optimalisasi bila ada perubahan, estimasi biaya dan waktu, dan diagram jaringan kerja. Contoh PM Software untuk proyek besar dengan koordinasi dengan harga antara Rp 5 juta sampai 15 juta seperti :
a. Microsoft Project
b. Primavera Sure Trak
3. Multi Proyek
Multi proyek menggunakan koordinasi berbagai proyek atau sub-proyek yang menggunakan sumber daya pengelolaan proyek secara keseluruhan, protokol dalam planningdan tracking, konsistensi dalam roll-up biaya, dapat mengidentifikasi konflik-konflik sumberdaya (skala prioritas), perhitungan biaya secara detail, dapat memanajemen risiko. PM Softwareyang mendukung multi proyek dengan harga mulai 10 juta hingga tak terhingga antara lain :
a. MS-Project (dengan Microsoft Project Central),
b. Primavera Project Planner,
c. Open Plan
d. Cobra
e. Enterprise PM
f. Micro Planner X-Pert.
F. MICROSOFT PROJECT
Microsoft Project atau biasa disingkat MS-Project adalah sebuah PM Software yang memiliki kelebihan daripada PM Software pada umumnya. Kelebihan dalam fungsional khusus MS-Project antara lain :
1. Feature MS-Project Database dengan fungsi :
a. Database menyimpan detail proyek
b. Adanya informasi untuk kalkulasi dan perawatan jadwal, biaya maupun sumber daya
c. Baseline atau membuat sebuah rencana proyek
d. Dapat membandingkan baseline dan perubahan dan dapat menjadi alat simulasi.
2. Perhitungan bisa langsung dihasilkan dan diperlihatkan
3. Analisa PERT dapat menghasilkan estimasi biaya dan juga jadwal (feature MS-Project Server dibeli secara modular saat pembelian software)
Perkembangan PM Software begitu cepat dengan adanya penambahan feature maupun fungsi yang ada, oleh karenanya banyak proyek manajer tertinggal dengan segala informasi pada software itu sendiri jika tidak mencari modul atau informasi tentang software yang bersangkutan.
Terkadang pembuat order dalam suatu proyek sering melakukan perubahan requirements yang menjadikan sistem sebuah proyek bersifat dinamis, maka koordinasi antar unit kerja dalam proyek sangat ditekankan utnuk hasil lebih maksimal.
BAB III
KESIMPULAN
Proyek manajemen perangkat lunak atau disebut juga PM Software yaitu aktifitas perancangan dan pengontrolan membuat prangkat lunak dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhansuatu organisasi.
Kegunaan pm softwareantara lain; memudahkan sebuah organisasi dalam pembuatan rangkaian kerja tanpa harus menyusun secara manual, dapat menggunakan PND (Project Network Diagram) untuk mengontrol berjalannya sebuah proyek dan constraints terhadap jadwal, sumber daya serta ruang lingkup, penjadwalan, biaya serta penghitungan waktu kerja lebih mudah di buat, komunikasi serta koordinasi dalam sebuah multi proyek lebih dipermudah.
Pembagian proyek dan pm software meliputi; proyek kecil, proyek besar dengan koordinasi, dan multi proyek. Microsoft Project atau biasa disingkat MS-Project adalah sebuah pm software yang memiliki kelebihan daripada pm software pada umumnya. Kelebihan tersebut diantaranya; feature MS-Project Database, perhitungan bisa langsung dihasilkan dan diperlihatkan, dan analisa PERT dapat menghasilkan estimasi biaya dan juga jadwal.
DAFTAR PUSTAKA
Manajemen Proyek dalam 10 menit; Jeff Davidson (terjemahan oleh Sisnuhadi); Penerbit Andi Yogyakarta 2000, ISBN buku asli 979-533-733-5.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar